Seminar, Kongress oder Tagung planen von Beleuchtung bis Verpflegung
Zahlreiche Fachtagungen und Konferenzen sind in den vergangenen Jahren vom Veranstaltungssaal ins Homeoffice umgezogen. Inzwischen gibt es wieder Präsenztermine zur Fort- und Weiterbildung. Einige Veranstaltungen werden dabei als hybride Events abgehalten – mit besonderen Anforderungen an Ausstattung und Licht. Wir geben Tipps, wie Sie Ihre Tagung planen können – inklusive Beleuchtung.
Vor Ort, virtuell oder hybrid: Setting bestimmen
Jede Tagungsplanung beginnt mit der Zielsetzung und Ausrichtung des Events. Das zu erstellende Veranstaltungskonzept legt die Art des Events fest – meist innerhalb eines vorgegebenen Budgetrahmens. Ob es ein Seminar oder eine Fachtagung wird, hängt nicht nur von der angestrebten Teilnehmerzahl ab, sondern richtet sich auch nach den geplanten Veranstaltungsformaten – vom Vortrag bis zum Workshop.
Dabei gilt: Mit dem richtigen Equipment lassen sich Präsentationen auch online abhalten. Sehr interaktive Konzepte sind im virtuellen Raum jedoch nur schwer umsetzbar und auch das Networking stößt bei einer Videokonferenz schon mal an seine Grenzen. Wie kann man sich über den Bildschirm miteinander vernetzen und in Austausch treten? Oft reicht eine Chat-Funktion nicht aus. Berücksichtigen Sie am besten bereits bei den Vorbereitungen die Bedürfnisse der Teilnehmenden. Vielleicht ist eine Mischform aus Online- und Präsenz-Meeting die optimale Lösung. Bedenken Sie aber den stets größeren Planungsaufwand für hybride Events: Während Sie einerseits für die analogen Teilnehmenden die Anreise und Vor-Ort-Betreuung inklusive Catering planen müssen, stellt sich andererseits die Frage: Wie gestalten Sie die Pausen für die Online-Teilnehmenden? Wird der Bildschirm schwarz oder ist ein Pausenprogramm geplant? Vielleicht richten Sie sogar virtuelle Messestände oder Online-Treffpunkte zum Vernetzen ein.
Anforderungen an die Eventlocation
Die Parkplatzsituation und Bestuhlung sind noch immer von Bedeutung, wenn die Fachtagung vor Ort stattfinden soll. Seit der Pandemie muss zusätzlich ein geeignetes Hygienekonzept her. Hinzu kommen besondere technische Anforderungen bei hybriden Konzepten: Verfügt die Internetverbindung über die erforderliche Bandbreite und gibt es im Bedarfsfall einen technischen Support? Für reine Videokonferenzen genügt vielleicht sogar das heimische Arbeitszimmer. Professioneller wirkt hingegen ein richtiges Studio. So gehen Sie Störfaktoren wie Straßenlärm vor dem Haus aus dem Weg, schützen die eigene Privatsphäre und können das Set Design auf Ihr Corporate Design abstimmen.
Licht im Konferenzraum anpassen
Kein Seminar oder Symposium geht im Dunkeln über die Bühne. Doch nur mit dem Betätigen eines Lichtschalters ist es im Konferenzsaal auch nicht getan. Die richtige Beleuchtung richtet sich nach den im Raum ausgeübten Tätigkeiten:
- Vorträge
- Präsentationen
- Besprechungen im kleinen Kreis
- Workshops in Kleingruppen
- usw.
So ist das Lichtkonzept in Tagungsstätten meist multifunktional und verfügt über Elemente zur Lichtsteuerung. Wichtig hierbei ist, dass auch Laien von der Lichtstimmung für Besprechungen in den Präsentationsmodus wechseln können. Hierbei sind programmierbare Beleuchtungsszenen, die im Lichtmanagement durch Fachleute vorbereitet werden, eine wichtige Stütze.
Natürliches Licht im Veranstaltungsraum
Beziehen Sie natürliche Lichtquellen wie Oberlichter und Fenster stets in die Lichtplanung mit ein. Beginnt ein Kongress bereits in den Morgenstunden und dauert inklusive Pausen bis zum Abend, sollten Jalousien, Rollos oder Ähnliches vorhanden sein, um Blendung zu vermeiden.
Moderne LED-Strahler lassen sich stufenlos dimmen. Bei Abendveranstaltungen sollte bei der Beleuchtung etwa eine halbe bis dreiviertel Stunde vor Event-Ende zu Lampen mit warmen Lichtfarben gewechselt werden, um die menschliche innere Uhr nicht aus dem Takt zu bringen. So findet man im Anschluss schneller zu erholsamem Schlaf. Bedenken Sie, dass die Kursteilnehmenden oft am nächsten Tag noch an weiteren Angeboten teilnehmen oder gut ausgeruht zur Arbeit kommen möchten.
Grundbeleuchtung gestalten
In Schulungsräumen fördert ein eher kühles, helles Licht die Konzentration. Blenden dürfen die Lichtquellen jedoch nicht. Für den Konferenzbereich ist ein Minimum von 500 Lux als Beleuchtungsstärke vorgeschrieben. Um die gewünschte Helligkeit zu erreichen, empfiehlt sich eine Mischung aus direkter und indirekter Beleuchtung, etwa mit Einbaustrahlern oder Stromschienenstrahlern und Lichtleisten oder Lichtbändern. Aber auch eine großformatige Pendelleuchte mit starker Lichtstreuung sorgt für eine taghelle, freundliche Lichtstimmung. Kleinere Pendelleuchten oder Stehleuchten erzeugen mit der entsprechenden Höheneinstellung oder Ausrichtung Lichtinseln, die sich für Workshops in Kleingruppen anbieten.
Akzentbeleuchtung gezielt einsetzen
Bestimmte Bereiche bedürfen zusätzlicher Lichtquellen, die auf Knopfdruck ein- und ausgeschaltet werden, beispielsweise um Vortragende an der Flipchart ins rechte Licht zu rücken oder um Tafelflächen so auszuleuchten, dass die Notizen auch noch aus der letzten Reihe erkennbar sind. Mitunter arbeitet man dazu auch mit Bodeneinbauleuchten oder Wandflutern.
Termin und zeitlichen Rahmen festlegen
Planen Sie bei der Veranstaltungsorganisation genügend Vorlauf ein. Schließlich müssen Sie erst einmal alle Vortragenden erreichen und auch die Teilnehmenden informieren. Tipp: Verschicken Sie ruhig schon vor der eigentlichen Einladung eine Erinnerung mit „Save the date“. Die Einladung selbst sollte dann schon das genaue Programm beinhalten, sodass man einen guten Überblick erhält, welche Experten erscheinen und was geboten wird.
Programm planen – eventuell mit Generalprobe
Das Projektmanagement lässt sich mit speziellen Organisationstools am besten bewältigen, vor allem wenn mehrere Personen in die Planung des Events involviert sind. Bei Webinar und hybriden Events ist eine Generalprobe einige Tage vor dem tatsächlichen Termin ratsam. So können sich alle Beteiligten von den Speakern bis zur Moderation mit den technischen Gegebenheiten vertraut machen.
Tipps zu Verpflegung und Catering
Das Catering sollte bei Kongressen, die vor Ort abgehalten werden, nicht unterschätzt werden. Probieren Sie den Service vorab aus und denken Sie an ausreichend Personal, um lange Warteschlangen zu vermeiden. Nur so lässt sich auch das Tagesprogramm einhalten.
Tipp: Persönliche Bedürfnisse wie „glutenfrei“, „vegetarisch“ oder „vegan“ fragen Sie am besten vorab direkt mit der Anmeldung ab, um die Speisen entsprechend zusammenzustellen.
Von erfahrenen Dienstleistern beraten lassen
Über bestimmte Bereiche der Veranstaltungsplanung möchte man selbst die Kontrolle behalten. Das Budget zum Beispiel. Andere Aufgaben überlässt man lieber Fachleuten, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Bei der Planung und Gestaltung der Lichttechnik für Ihr Event unterstützen wir Sie gerne.